قوانین و مقررات عمومی
مشارکت در همایش و نمایشگاه‌ها

تعاریف
1. مشارکت‌کننده: شرکت یا مؤسسه‌ای که درخواست مشارکت در نمایشگاه را ارائه کرده و پس از بررسی، رسماً توسط برگزارکننده پذیرفته شده باشد.
2. غرفه: فضای نمایشگاهی اختصاص‌یافته به مشارکت‌کننده مطابق با متراژ و موقعیت تعیین‌شده توسط برگزارکننده.
3. غرفه‌ساز: فرد یا شرکت دارای مجوز رسمی که مسئولیت طراحی، ساخت، نصب و جمع‌آوری سازه‌های نمایشگاهی را برای مشارکت‌کننده برعهده دارد.
4. برگزارکننده: مجری برگزاری همایش یا نمایشگاه.

مقررات ثبت‌نام، جانمایی و مالی
1. برگزارکننده پس از بررسی درخواست‌ها، متقاضیان واجد شرایط را انتخاب می‌کند و حق پذیرش یا رد درخواست را دارد.
2. تعیین موقعیت غرفه (جانمایی) فقط بر عهده برگزارکننده است و مشارکت‌کننده حق اعتراض یا تغییر محل ندارد.
3. واگذاری، اجاره یا انتقال غرفه به شخص ثالث توسط مشارکت‌کننده ممنوع است.
4. تحویل غرفه فقط پس از تسویه کامل هزینه‌ها ممکن است. در صورت عدم پرداخت، برگزارکننده می‌تواند از تحویل غرفه یا خروج کالا جلوگیری کند.
5. انصراف مشارکت‌کننده:
   - تا ۶۰ روز پیش از نمایشگاه: استرداد ۳۰٪ مبلغ پرداختی؛
   - کمتر از ۳۰ روز مانده به نمایشگاه: هیچ مبلغی مسترد نمی‌شود.

مقررات اجرایی و رفتاری
1. مشارکت‌کننده پس از جانمایی، با سازوکاری که برگزارکننده اعلام خواهد کرد، غرفه‌ساز خود را معرفی کند.
2. همه افرادی که به عنوان پیمانکار امور غرفه‌سازی با معرفی مشارکت‌کننده در نمایشگاه حضور می‌یابند باید پیش از حضور در محل برگزاری جهت انجام مسئولیت‌های محوله، نسبت به دریافت مجوز غرفه‌سازی و پرداخت مبالغ قانونی اقدام نمایند، در غیر این‌صورت از ورود ایشان به سالن‌ها و محل برگزاری نمایشگاه جلوگیری می‌شود.
3. مسئولیت حفاظت از کالاها در زمان بازدید با مشارکت‌کننده و در ساعات غیر بازدید با برگزارکننده است.
4. نمایش کالاهای مغایر با قوانین جمهوری اسلامی ایران ممنوع است.
5. نمایش عملی تجهیزات فقط با اجازه کتبی برگزارکننده مجاز است.
6. تبلیغات منفی علیه سایر مشارکت‌کنندگان ممنوع است.
7. حضور نماینده مطلع مشارکت‌کننده در ساعات بازدید الزامی است.
8. رعایت شئونات رفتاری و پوشش برای تمام غرفه‌داران الزامی است.

مقررات غرفه‌سازی و ایمنی
1. تکمیل ساخت غرفه و چیدمان کالا باید ۲۴ ساعت قبل از افتتاح نمایشگاه انجام شود.
2. استفاده از ابزار خطرناک (جوشکاری، برش‌کاری) داخل سالن ممنوع است.
3. نگهداری مواد قابل اشتعال مانند تینر، الکل، بنزین و غیره بدون مجوز کتبی ممنوع است.
4. نصب و تأمین برق فقط توسط مسئولان فنی نمایشگاه انجام می‌شود.
5. نگهداری کارتن و جعبه‌های خالی در پشت پانل‌ها و غرفه‌ها ممنوع است.
6. در صورت وجود طبقه دوم، ۵۰٪ هزینه پایه غرفه محاسبه و در صورت‌حساب نهایی اعمال می‌شود.

جمع‌آوری، تخلیه و خروج کالا
1. جمع‌آوری کالاها از روز پس از پایان نمایشگاه آغاز می‌شود.
2. حداکثر زمان تخلیه غرفه، دو روز پس از پایان نمایشگاه است.
3. در صورت عدم تخلیه به‌موقع:
   - برگزارکننده مسئولیت حفظ کالاها را ندارد.
   - برگزارکننده می‌تواند غرفه را تخریب و کالاها را جابه‌جا کند و هزینه را از مشارکت‌کننده دریافت می‌کند.
4. در صورت اختلاف مالی، خروج کالا ممنوع است و روزانه هزینه انبارداری دریافت می‌شود.
5. در صورتی‌که مشارکت کننده جهت رفع اختلاف یا تسویه حساب، نسبت به خروج کالاها در زمان مقرر اقدام نکند همه‌ی کالاها پس از یک ماه به نفع برگزار کننده ضبط خواهد شد.
6. در صورتی‌که ارزش اجناس ضبط شده کمتر از هزینه‌های مربوطه و خسارات وارده باشد، برگزارکننده می‌تواند نسبت به دریافت مابه التفاوت آن اقدام نماید.

مقررات گمرکی و حمل‌ونقل
1. ورود کالا از سرزمین اصلی به مناطق آزاد مجاز است.
2. خروج کالا منوط به اظهارنامه گمرکی و بارنامه زمان ورود است.
3. مشارکت‌کننده باید یک هفته پیش از ورود کالا، فهرست کامل محموله را ارائه دهد.
4. تمام هزینه‌های حمل، ترخیص و ورود کالا بر عهده مشارکت‌کننده است.
5. برگزارکننده یک کارگزار حمل و ترخیص را برای هماهنگی معرفی می‌کند.

اطلاع‌رسانی و مدارک نمایشگاه
1. کتاب رسمی نمایشگاه توسط برگزارکننده تهیه می‌شود.
2. مشارکت‌کننده باید اطلاعات معرفی شرکت را بر اساس اعلام برگزارکننده، ارائه کند.
3. اطلاعیه‌ها فقط از طریق سایت رسمی نمایشگاه و پیامک اعلام می‌شود.

مقررات تکمیلی
1. مجری مجاز است فعالیت غرفه مشارکت‌کنندگانی که قوانین و مقررات را رعایت نکرده‌اند، بعد از اعلام و تذکر کتبی به مشارکت‌کننده تا زمان رعایت قوانین نمایشگاهی متوقف کند و در این صورت مشارکت کنندگان هیچ گونه حقی برای مطالبه مبالغ پرداخت شده نخواهند داشت.
2. عکاسی و فیلم‌برداری عمومی و از غرفه‌های مشارکت‌کنندگان، از سوی برگزارکننده مجاز است.
3. تصویربرداری مشارکت‌کننده، فقط اجازه تصویربرداری از غرفه خود را دارند.
4. هرگونه شکایت یا ادعای مشارکت‌کننده باید حداکثر تا ۱۰ روز پس از پایان نمایشگاه ثبت شود.
5. خروج کالا و تجهیزات منوط به تأیید تسویه حساب توسط غرفه‌ساز و برگزارکننده است.

اصل قوانین و مقررات عمومی نمایشگاه که توسط مجموعه مشارکت کننده
​​​​​​​تایید و مهر و امضاء شده، در هنگام ثبت‌نام و جانمایی، باید ارائه شود